Tarjouspyyntö tilausajoista lukuvuodelle 2024–25

Taidetestaajat on valtakunnallinen kulttuurikasvatusohjelma, joka järjestää vuosittain pääsääntöisesti kaksi taidematkaa jokaiselle 8.-luokkalaiselle ja heidän opettajilleen ympäri Suomea. Lukuvuosittain liikutetaan yhteensä noin 140 000 matkustajaa. Toimintaa rahoittavat lukuvuonna 2024–2025 yksityiset säätiöt Suomen Kulttuurirahasto sekä Svenska kulturfonden. Toiminnan vastuullisena järjestäjänä ja kuljetuspalveluiden tilaajana toimii Suomen lastenkulttuurikeskusten liitto.

Suomen lastenkulttuurikeskusten liitto pyytää tarjouksia Taidetestaajat-ohjelman linja-autokuljetuksista lukuvuodelle 2024–2025. Tarjoukset jätetään maakunnittain ja kunkin maakunnan kohdalla (pl. Ahvenanmaa) puhutaan tuhansien koululaisten kuljetuksista aikavälillä 8/2024–5/2025.

Tarjouskilpailuun osallistuvia tahoja pyydetään ottamaan yhteyttä matkat@taidetestaajat.fi -osoitteeseen tarjouksen jättämiseen liittyvien tiedostojen ja lisäohjeiden saamiseksi. Mainitsethan viestissä maakunnan, jota mahdollinen tarjous koskee.

Kilpailutukseen liittyvät yleiset ehdot

• Tarjous jätetään viimeistään 27.5. sähköpostitse osoitteeseen matkat@taidetestaajat.fi. Tarjoussähköpostin liitteenä tulee palauttaa hintojen osalta täytetty kuljetussuunnitelma (Excel) sekä kalustokuvaus ja lisätiedot (Word) (saat nämä tiedot ja tarkemmat ohjeet pyydettäessä em. sähköpostiosoitteesta)
  
  
• Kuljetussuunnitelmaan on listattu kilpailutuksessa mukana olevat bussimatkat maakunnitain. Suurin osa matkoista on tarkasti tiedossa päivämäärineen ja aikatauluineen, mutta osasta matkoja tiedetään tässä kohtaa vain lähtevät koululuokat ja karkea matkakohde (kaupunki) tarkemman vierailukohteen ja ajankohdan selvitessä myöhemmin. Matkojen lähtöpaikkana on aina koulun piha, ja kuljetussuunnitelmassa on ilmoitettu koulun nimi, osoite, matkustavat luokat ja osallistujamäärä sekä vierailun aikataulut, mikäli tiedossa. Matkan määränpäästä on kuvattu osoite, mikäli tiedossa. Kaikki matkaan liittyvät poikkeavat osoitteet on ilmoitettu kunkin matkan kohdalla. Yleisesti ottaen matkat tapahtuvat saman vuorokauden aikana, mutta poikkeuksiakin voi olla. 
  
  
• Tarjous jätetään täyttämällä kuljetussuunnitelmaan (Excel) hinnat kaikista taulukon matkakokonaisuuksista. Lisäksi pyydämme lisähintoja seuraavasti:
  Lisähinta per ajokilometri EUR
  Lisätilaus: tuntihinta EUR
  Lounas/ruokatauon hinta, 60 min EUR 

Kaikki hinnat jätetään nettohintoina. Excel-tiedostossa on ohjeet hintojen täyttämistä varten. Hinta on jätettävä kaikista maakunnan matkoista, ei vain osasta matkoja. Tarjous koskee siis koko maakunnan matkoja.

• (Huom! Matka-aikatauluja ei tarvitse täyttää vielä tarjousvaiheessa, vaan pyydämme aikataulut vain valituilta yhtiöiltä.)

• Tarjoukset ovat sitovia. Palvelutarjoajalla tulee olla riittävät resurssit ilmoittamiensa matkojen hoitamiseen. Palveluntarjoajalla on kuitenkin oikeus käyttää alihankkijoita. Tarjouksen voi jättää myös ryhmittymänä. Taidetestaajat-koordinaatiotiimiin päin palveluntarjoajalla tulee olla kuitenkin vain yksi yhteyshenkilö.

• Tarjouksen jättäjän tulee huomioida, että kouluille tarjotaan mahdollisuus pitää matkan yhteydessä 60 minuutin mittainen lounastauko. Koulu tilaa lounastauon erikseen viimeistään 14 vrk ennen matkaa. Tarjoaja sitoutuu ehtoon. Toteutuneet lounastauot voi laskuttaa tarjouksessa määritellyn hinnan mukaisesti.

• Eväiden syönti linja-autossa sallitaan (rajaukset sallittu).

• Kuljetukset koskevat 8-luokkalaisia oppilaita sekä heidän valvojiaan. Taidetestaajat -kulttuurikasvatusohjelman tavoitteena on nuorille tarjottava kokonaiselämys. Tarjoaja sitoutuu tekemään matkasta nuorille mahdollisimman miellyttävän. Kuljettajalla tulee olla asianmukainen suomen tai ruotsin kielen suullinen taito.
  
  
• Tarjoukseen tulee liittää vapaamuotoinen kalustokuvaus ja lisätiedot, jossa kuvataan käytettävissä olevan bussikaluston päästöluokitus, koko, inva-paikat, turvavyöt, wc sekä muut varusteet. Kaluston, jolla kuljetukset ajetaan, tulee täyttää vähintään Euro 5 -normin vaatimukset, mutta suosimme Euro 6 -päästöluokituksen mukaista kalustoa voittajan valinnassa. 

• Tarjoaja sitoutuu siihen, että kuljetuksissa käytetään aina riittävän suurta kalustoa kuljetettavaan henkilömäärään nähden. Ilmoitetun osallistujamäärän lisäksi tarjoaja sitoutuu siihen, että linja-autossa on kaksi (2) tyhjää paikkaa viime hetken muutosten varalle.

• Kalustokuvaus ja lisätiedot -dokumentissa  tulee kuvata palveluntarjoajan yhteyshenkilö sekä toimintatavat muutos- tai ongelmatilanteissa.

• Tilaajalla on oikeus veloituksetta peruuttaa tilattu kuljetus 7 vuorokautta ennen kuljetuksen lähtöaikaa koululta. Vähemmän kuin 7 vuorokautta ennen kuljetuksen lähtöaikaa koululta tilaajan peruuttamasta kuljetuksesta toimittajalla on oikeus veloittaa 30 % matkan hinnasta tai kohtuulliset toteutuneet kulut.

• Palveluntarjoajan ajamatta jättämästä, sovitusta ajosta seuraa sakko, joka on suuruudeltaan tilalle hankitun kuljetuksen hintainen, ellei palveluntarjoaja osoita, että ajon peruuntuminen johtuu sen vaikutusmahdollisuuksien ulkopuolella olevasta esteestä, jota palveluntarjoajan ei kohtuudella voida edellyttää ottaneen huomioon sopimuksentekohetkellä ja jonka seurauksia se ei kohtuudella olisi voinut välttää eikä voittaa.
  
  
• Jätettyjen tarjousten arvioinnissa huomioidaan palveluntarjoajan kuvaama laskutussykli. Vastaanotamme laskuja koko Suomen tasolla ja arvostamme kuljetusten laskuttamista isoissa erissä. Laskutuskausi on vähintään kalenterikuukausi ja yhdelle laskulle tulee koota kaikki ko. kalenterikuukauden kuljetukset. Laskutuskausi saa olla myös pidempi, kuitenkin enintään kouluvuoden yksi lukukausi (syyslukukausi, kevätlukukausi). Toimittaja sitoutuu laskuttamaan viimeistään 14 vuorokautta viimeisen lukukaudella tehdyn kuljetuksen jälkeen.
  
  
• Tarjouksia voi jättää 27.5.2024 klo 23.59 saakka. Kilpailutukseen osallistuvat tarjoukset jätetään sähköpostitse osoitteeseen: matkat@taidetestaajat.fi. 
  
  
• Suomen lastenkulttuurikeskusten liitto pidättää oikeuden valita tai olla valitsematta tarjouksista sen, joka on kokonaistaloudellisesti edullisin tai ohjelman käytännön järjestelyjen kannalta sopivin. Valinnasta ilmoitetaan määräajan päätyttyä pikimmiten.
  
  
• Kilpailutuksen perusteella valittujen palveluntarjoajien kanssa laaditaan vielä tarkempi sopimus sekä täsmennetään varsinainen tilaus jaksoittain (esimerkiksi 3 kuukauden jaksoissa).

Lisätietoja

Joonas Keskinen
Päällikkö, Taidetestaajat
Suomen lastenkulttuurikeskusten liitto
joonas.keskinen@taidetestaajat.fi
p. 044 97 84 893